【GMail】超簡単 署名の固定設定と複数切替設定の方法

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法
この記事は約4分で読めます。

どうもタスです。

メールでやり取りを行う際は、署名を使用していますか?

個人ならともかく、ビジネスメールでは署名は常識的に使用していると思います。

そこで、今回はGmailで署名を使用する方法についてお伝えします。

単純な使用方法から、相手によって変える方法までお伝えしたいと思います。

 

署名の設定方法(固定版)

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

メールアカウントに1つの署名のみを使用する場合は、こちらの設定を行えば簡単に署名を使用することができます。

まずは、Gmail画面の左上に表示されている歯車アイコンをクリックし、「設定」をクリックします。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

設定画面に切り替わり、「全般」タブが表示されている状態になります。

その画面のまま下にスクロースしていくと、「署名」の設定箇所が表示されるので、当該欄に設定したい署名を記入します。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

記入し終えたら画面最下部までスクロールし、「変更を保存」ボタンをクリックして設定完了です。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

新規メール作成画面を開くと、自動的に署名が記入された状態で起動されていれば設定OKです。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

複数署名の設定方法(切り替えて使用可能)

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

1つのメールアカウントで複数署名を使い分けたい場合があると思います。

例えば、社外用と社内用とか、〇〇グループ用と××グループ用とか。

そういった際に、署名が固定で1つだけだと不便ですよね。

頻繁に使用する署名のみを登録して、別な署名を使用するときは書き換えるみたいな…。とても非効率です。。

そこで、複数署名を登録しておき、相手によって署名を切り替える方法をお伝えしたいと思います。

なお、実際には複数署名登録機能というのは存在しなくて、テンプレート(定型文)機能を使用して署名を切り替えることとします。

 

まずは、Gmail画面の左上に表示されている歯車アイコンをクリックし、「設定」をクリックします。

設定画面に切り替わり、「詳細設定」タブをクリックします。

その画面に「テンプレート」設定欄があるので、「有効にする」をクリックし、画面最下部の「変更を保存」ボタンをクリックします。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

次に、新規メール作成画面を開き、署名を記入します(これが実際にメールに使用したい署名です)。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

次に、新規メール作成画面下部のオプションメニューをクリックして、「テンプレート」→「下書きテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を順にクリックします。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

すると、新しいテンプレート名の入力画面が表示されるので、先程入力した署名に名前を付けて、「保存」ボタンを押下します。

これで署名(実際はテンプレート)の登録は完了です。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

登録方法は超簡単でしたが、使用する方法も超簡単です。

新規メール作成画面を開き、宛先や件名、本文等に送信したい内容を入力後、署名を挿入したい位置にカーソルを設定します。

次に、画面下部のオプションメニューをクリックして「テンプレート」をクリックすると、先程は何も表示されていなかった登録済みテンプレート部に先程登録した各種テンプレートが表示されています(例として署名1~署名3まで登録しました)。

試しに「署名2」をクリックします。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

すると、署名2のテンプレートが挿入されました。

これにより、相手によって署名を変えることが可能になりました。

【GMail】署名の固定設定と複数切替設定の方法

 

まとめ

今回はGmailによる署名の使用方法についてお伝えしました。

普段頻繁に利用するメールなので、些細なことでも作業効率が上がると生産性が上がり、気持ちの良いものです。

便利を活用してライフハックしましょう。

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