どうもタスです。
僕は仕事でよく資料作成を行います。
作成する資料の種類は多岐に渡り、打ち合わせの議事録、グループ内で検討を行うための資料、システムユーザーへ提示する資料、システムの設計書等です。
また、今では資料を確認する立場にもいまして、沢山の資料を確認していると、良い資料、悪い資料が経験則として分かってくるんですね。
確認する側にいると、見る観点も明確にして作業するので、逆にそれが資料作成にフィードバックできたりもするわけです。
そうしていると、良い資料を作成するために重要な要素は3つあるなと感じてきました。
そこで、今回は良い資料を作るために意識してほしい3つの要素についてお話ししたいと思います。
この記事の目次
質の高い良い資料とはどのような資料か？
良い資料とは、「相手が求める内容について、簡潔で明確に回答する資料のこと」です。
なので、
- 相手に何を求められているのか理解できているか？
- 明確な回答を簡潔に伝えられているか？
- 誰が見ても意図する解釈ができる内容か？
ここら辺がとても大事になってきます。
以降からは、これらの内容を掘り下げてみたいと思います。
相手の要求を明確にするため徹底的に考える
資料を作成する上で、これが最も大事な要素です。
相手の要求が何か分からない、もしくは理解できなければ、以降の作業は全て無駄になります。
なぜなら、回答や意見は、要求があってこそ成り立つものだからです。
なので、要求が何なのかを徹底的に考えましょう。
要求は表面的な部分からは理解できない
要求している内容を理解することはとっても難しいです。
よくあることとして、要求を表面的に理解してしまっていることが挙げられます。
- 本当にそれが要求していることか？
- 本当は何に困っているのだろうか？
- 本当は何が知りたいのだろうか？
相手が求めている真の要求は、相手が伝えてきた内容に含まれていることではなく、全然別なところにある可能性があります。
例えば…
Aさん「最近、疲れが取れないから、早く寝れるように寝酒を飲んで寝ているんだけど、それでも翌日に疲れが残っているんだよね。だから、明日はマッサージにでも行って癒されて来ようと思ってるんだ。どこか良いマッサージ屋さん知らない？」
これに対して、あなたならどう回答しますか？
「いいね、良いマッサージ屋さんは〇〇だよ」
「それよりも、居酒屋でも行って飲もうよ」
「スポーツでもして発散しようか」
とかでしょうか？
僕が考えるなら…
- 悩んでいること→疲れが残ること
- 疲れを睡眠で解消しようとしている→質の良い睡眠を取ろうとしている
- 質の良い睡眠を取ろうとして→早く寝ようとしている
- 早く寝ようとして→寝酒を飲んでいる
- 寝酒を飲むことによって→睡眠の質を下げている
よって「質の良い睡眠をとるためには寝酒を止める」という提案ができますよね。
さらに、寝酒に頼った理由も深く掘り下げると、「寝れないのでは」ということも考えられます。
寝ようとするときに色々考え事をしてしまうのかな、近隣の騒音がうるさくて寝れないのかな、何か目が冴えるようなことをしているのかな（カフェインの過剰摂取など）とか、色々考えられるわけです。
Aさんの発言の表面的な部分だけを受け取っていたら、このような考えには至らないでしょう。
なんで？なんで？のなんでマンになってください。
掘って掘って掘りまくって、相手の真の要求とは何かを考えてみましょう。
それが当たった時は、とても良い回答ができるはずです。
回答や意見は明確で簡潔なものにする
結論はとにかく簡潔にしましょう。
なぜなら、簡潔な方が印象に残るからです。
印象に残らなければ、良い資料とは言えません。爪痕を残せていない感じですね。
資料を見る相手のレベルに合わせた内容にする
相手の要求を理解して、それに対する回答が素晴らしかったとしても、その内容が難し過ぎたら相手は理解できないかもしれません。
もし、自分がそんな資料を見たらどう思うでしょうか？
- 難しくて見てられん。見るの止めよう。。
- 分かったフリしてオッケーしておこう。
- ダメ、分からない。これは却下だな。
NGはもとより、OKになった場合でも、理解していなければいつか痛い目に合うのは想像に難くないですよね。
相手の状況をよく理解し、その人に合った内容で資料を作成するようにしましょう。
結論まで辿り着く過程は細々と説明しても良い
結論が素晴らしくても、なぜそうなったのかは事細かに説明する必要があります。
もしかしたら、統計的なデータも一緒に載せた方が良いときもあるでしょう。
文章だけではなく、図やグラフなど視覚に訴える方法で説明した方が良い場合もあるでしょう。
結論は簡潔であるがゆえに、それに至る過程は結論を下から支えれるだけのパワーある内容に仕上げましょう。
誰が見ても同じ解釈になる内容にする
僕はこういう意図で資料作成したのに、相手が違う受け取り方をしたがために、認識にズレが生じて以降の作業が上手く行かなかった。
こういうことって結構あるんですよね。
正直、時間がもったいないです。。。
時間を浪費したということは、それだけお金も浪費しています（人件費ね）。
何より、やる気が削がれますよね。士気にかかわります。
なので、「誰が見てもこれにしか解釈できないよね」ってレベルまで突き詰めた表現にしてください。
文章だけでは分からなそうだから図にしよう。とか、手順を羅列して記載したけど、理解されないと困るから、図示して伝えようとか。
なんなら動画作っても良いかもしれないですしね。
まとめ
今回は、良い資料を作るために意識してほしい3つの要素についてお話ししました。
- 相手の要求を深く掘り下げて明確にする
- 回答や意見は簡潔で明確にする
- 誰が見ても同じ解釈になる内容にする
一見、そんなの分かってるよと思うかもしれませんが、これがとても難しいです。
でも、難しいがゆえに、全てクリアできた資料は相手に響き、相手との関係性もグッと上がると思います。
なにより、このように作成された資料は、将来いつ見ても分かり易く、理解し易い「資産」になります。
１つでも良い資料を作成するために、この3つの要素を意識してみてはいかがでしょうか。
